Maintenir un registre des traitements de données personnelles est une exigence cruciale du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce registre, requis par l’article 30 du RGPD, est essentiel pour démontrer la conformité et assurer la transparence et la responsabilité dans le traitement des données personnelles.
Les bases du registre des traitements
Le registre des traitements doit être conçu et maintenu par le Responsable du traitement. Il va au-delà de sa simple obligation légale et constitue la pierre angulaire de la conformité RGPD. Il permet d’identifier les périmètres les plus exposés aux risques, offre une vision exhaustive des données personnelles traitées, et renforce la transparence et la responsabilité de l’organisation.
Contenu du registre des traitements
Le registre doit inclure des informations telles que les finalités du traitement, une description des catégories de données personnelles et de destinataires, les transferts de données à des pays tiers, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données, et une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
Mise à jour et maintenance du registre
- Emergence de nouveaux traitements et changement impactant des traitements existants, tels que des modifications de sous-traitants, de logiciels, ou de périmètres.
- Suppression de traitements existants et mise à jour régulière pour refléter toute modification des activités de traitement de données.
- Identification des acteurs en charge du registre et mise en place d’une procédure Privacy by design pour analyser tout nouveau traitement ou évolution majeure apportée à un traitement des données.
- Intégration de la revue du registre dans le plan de contrôle interne et sensibilisation de tous les collaborateurs.
Approches pour gérer les registres dans les organisations complexes
- Un registre “traitements communs” et un registre par établissement pour les activités spécifiques à chaque établissement, utile lorsque les établissements ont des activités de traitement de données distinctes.
- Un registre global qui documente toutes les activités de traitement de données pour l’ensemble de l’organisation, avec une matrice pour indiquer quel traitement est mis en œuvre par quel(s) établissement(s).
En fin de compte, la gestion efficace des registres de traitements est un élément clé de la conformité avec le RGPD. Il est crucial de maintenir des registres précis et à jour pour assurer une transparence et une responsabilité appropriées dans le traitement des données personnelles.
